Politiezone Brugge

Toen in 2020 de Coronapandemie uitbrak, moest er bij Politiezone Brugge snel geschakeld worden. Dieter: “Vroeger hadden we op kantoor per vier medewerkers een vaste telefoon. Toen we genoodzaakt werden om van thuis te werken, zagen we in dat onze huidige manier van werken een stevige upgrade nodig had. Het doel van de nieuwe telefooncentrale: ervoor zorgen dat iedereen overal en altijd bereikbaar is.”

Om de transitie zo soepel mogelijk te laten verlopen, werd gekozen voor een omschakeling in twee fasen. “In een eerste fase hebben we MiVoice Business geïmplementeerd”, legt Killian uit. “Dit centrale telefoniesysteem beantwoordt alle oproepen zoals jij dat wil. Denk maar aan automatisch doorverbinden als je niet beschikbaar bent of meerdere toestellen gelijktijdig laten rinkelen als een specifiek nummer gebeld wordt. Voor een optimaal gebruiksgemak stapten we af van de fysieke telefoontoestellen. We installeerden op elke pc de applicatie SoftPhone en elke medewerker ontving een headset.

In de tweede fase krijgen de medewerkers de mogelijkheid om ook de mobiele applicatie, MiCollab, te installeren op hun smartphone. Zo zijn ze onderweg bereikbaar, wat een grote meerwaarde is voor de interventieteams die op deze manier niet langer afhankelijk zijn van hun radiotoestel. Bovendien geeft het hen meer mogelijkheden dan enkel radio-oproepen sturen of beantwoorden.”

Dieter vult aan: “Toch nemen we op kantoor voorlopig nog niet volledig afscheid van de vaste telefoons, maar de nieuwe systemen krijgen wel een centrale rol. Dankzij MiVoice Business verloopt de interne communicatie namelijk veel vlotter. Elke medewerker heeft een eigen intern nummer en je kan zien of iemand al dan niet beschikbaar is. Daarnaast is het via de app mogelijk om berichten te sturen, een team chat op te starten of een automatisch antwoord te versturen. Op die manier kunnen we efficiënter doorschakelen en de vragen van mensen, zowel in- als extern, sneller beantwoorden.”

“Tijdens de implementatie doken de engineers van 25-8 mee in de werking van de politiezone en kreeg onze IT-afdeling een hands-on opleiding”, vertelt Dieter. “Zo leerden we stap voor stap met de software werken. Zijn er toch nog onduidelijkheden of problemen? Dan kunnen we steeds beroep doen op de experts van 25-8, ook nu de software geïnstalleerd is en we bepaalde zaken verder willen verfijnen.”

Killian: “Bovendien monitort 25-8 continu het communicatiesysteem om een optimale werking te garanderen en staan de twee virtuele servers redundant opgesteld. We kunnen ingrijpen wanneer nodig zodat de politiezone op elk moment bereikbaar blijft.”

“En dat is exact waar we naar op zoek waren”, besluit Dieter. “Een flexibele communicatiemethode die we naargelang de toekomstige noden kunnen aanpassen of uitbreiden.”